Kilka tygodni temu miałem okazję dowiedzieć się z pierwszej ręki jak w pewnej niemałej firmie debiutującej na rynku usług cyforwych przeprowadzono procedurę wyboru strategicznego dostawcy oprogramowania.

Z punktu widzenia ,,due dilligence” proces był przeprowadzony wzorowo. Potencjalni dostawcy musieli przede wszystkim pokazać ile z wymaganej funkcjonalności mają już wcześniej zaimplementowaną przy okazji poprzednich projektów, potem przedstawić referencje oraz udowodnić, że bardzo dobrze znają rynek na który wchodzi zlecający. Firmy, które przeszły przez pierwsze sito zostały zaproszone na warsztaty, gdzie zweryfikowano prawdziwość danych z pierwszego etapu i przedyskutowano szczegółowe potrzeby zamawiającego. Biorąc to wszystko pod uwagę oraz oczywiście wycenę kontrakty zostały podpisane i prace ruszyły.

Nie dowiedziałbym się o tym, gdyby nie to, że wynik nie okazał się taki jak zamawiający sobie wyobraził. Główny problem leżał, jak to często bywa, w mało realistycznych oczekiwaniach i planie projektu w kombinacji z mało zwinnym do niego podejściem ale oprócz tego okazało się, że ten wzorowy proces wyboru dostawcy również zawiódł.

Z perspektywy czasu okazało się, że najważniejsze kryterium wyboru mające zaoszczędzić zlecającemu masę czasu i pieniędzy — czyli już gotowa funkcjonalność — okazała się stosunkowo trywialna i ponowne jej zaimplementowanie przez innego dostawcę nie wpływałoby znacząco ani na wycenę ani na czas realizacji a pojawiły się za to problemy w komunikacji z tym wybranym dostawcą.

Komisja przeprowadzająca wybór nie zadała sobie po prostu pytania: ,,Jak nam się będzie z dostawcą współpracować?”. Poznawszy nieco tę firmę nie dziwię się temu bardzo bo firmy nikt nie uświadomił, że jest bardzo trudno napisać kompletną i niesprzeczną specyfikację, że nawet z najlepszym i najuczciwszym podwykonawcą komunikacja potrafi się wykoleić, że różnice kulturowe potrafią być przeszkodą bardzo trudną do zdiagnozowania i naprawienia i, w końcu, że proces wytwarzania oprogramowania jest procesem twórczym a nie mechanicznym i przewidywalnym. Z drugiej jednak strony niezadanie sobie pytania o jakość współpracy przy wyborze strategicznego dostawcy na lata to jednak wpadka. Ja wiem, że to nie jest czynnik łatwo mierzalny i łatwy do ewentualnej obrony przed szefami ale taka decyzja to przecież biznesowe małżeństwo, którego konsekwencje będą trwały lata.